Az adatkezelő személyes adatokra vonatkozó adatkezeléseiről, az érintettek tájékozódásának elősegítése érdekében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság hatósági nyilvántartást vezet.
A nyilvántartás tartalmazza
1. az adatkezelés célját,
2. az adatkezelés jogalapját,
3. az érintettek körét,
4. az érintettekre vonatkozó adatok leírását,
5. az adatok forrását,
6. az adatok kezelésének időtartamát,
7. a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját, ideértve a harmadik országokba irányuló adattovábbításokat is,
8. az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét, a tényleges adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét,
9. az alkalmazott adatfeldolgozási technológia jellegét,
10. a belső adatvédelmi felelős alkalmazása esetén annak nevét és elérhetőségi adatait.
Nem vezet adatvédelmi nyilvántartást a Hatóság arról az adatkezelésről, amely
1. az adatkezelővel munkaviszonyban, tagsági viszonyban, óvodai nevelésben való részvételre irányuló, tanulói vagy tanulószerződéses jogviszonyban, kollégiumi tagsági viszonyban vagy – a pénzügyi szervezetek, közüzemi szolgáltatók, elektronikus hírközlési szolgáltatók ügyfelei kivételével – ügyfélkapcsolatban álló személyek adataira vonatkozik;
2. a bevett egyház belső szabálya szerint történik;
3. az egészségügyi ellátásban kezelt személy betegségével, egészségi állapotával kapcsolatos személyes adatokra vonatkozik gyógykezelés vagy az egészség megőrzése, társadalombiztosítási igény érvényesítése céljából;
4. az érintett anyagi és egyéb szociális támogatása céljából nyilvántartott személyes adatokra vonatkozik;
5. a hatósági, az ügyészségi és a bírósági eljárás által érintett személyeknek az eljárás lefolytatásával kapcsolatos személyes adataira, vagy a büntetés-végrehajtás során a büntetés-végrehajtással összefüggésben kezelt személyes adatokra vonatkozik;
6. a hivatalos statisztika célját szolgáló személyes adatokat tartalmaz, feltéve hogy – törvényben meghatározottak szerint – az adatok érintettel való kapcsolatának megállapítását véglegesen lehetetlenné teszik;
7. a médiaszolgáltatásokról és a tömegkommunikációról szóló törvény szerinti médiatartalom-szolgáltató olyan adatait tartalmazza, amelyek kizárólag saját tájékoztatási tevékenységét szolgálják;
8. a tudományos kutatás céljait szolgálja, ha az adatokat nem hozzák nyilvánosságra,
9. a levéltári őrizetbe vett iratokkal összefüggésben valósul meg.
Az adatvédelmi nyilvántartás nyilvános, abba bárki betekinthet, az abban foglaltakról feljegyzést készíthet.
Bejelentkezés a nyilvántartásba
A személyes adatok kezelésének nyilvántartásba vételét az adatkezelő – a kötelező adatkezelés kivételével az adatkezelés megkezdése előtt – kérelmezi a Hatóságnál. A kötelező adatkezelés, valamint az adatkezelés a nyilvántartásba vételt megelőzően nem kezdhető meg.
A nyilvántartásba vétel szempontjából az eltérő célú adatkezelések önálló adatkezelésnek minősülnek, abban az esetben is, ha a kezelt adatok köre azonos. A nyilvántartásba vétel iránti kérelemnek tartalmaznia kell a jogszabályban meghatározott adatokat. Az adatvédelmi nyilvántartásba vételért a kötelező adatkezelés nyilvántartásba vétele kivételével a miniszteri rendeletben meghatározott igazgatási szolgáltatási díjat kell fizetni.
A Hatóság az adatkezelést a kérelem megérkezésétől számított nyolc napon belül nyilvántartásba veszi, ha a kérelem tartalmazza a meghatározott adatokat. Ha a Hatóság a nyilvántartásba vétel iránti kérelmet határidőben nem bírálja el, az adatkezelő az adatkezelést a kérelemben foglaltak szerint megkezdheti.
A Hatóság az adatvédelmi nyilvántartásba vételi kérelemnek helyt adó határozatának tartalmaznia kell az adatkezelés nyilvántartási számát, amelyet az adatkezelőnek az adatok minden továbbításánál, nyilvánosságra hozásánál és az érintettnek való kiadásakor fel kell tüntetni. A nyilvántartási szám az adatkezelés azonosítására szolgál, és nem tanúsítja a nyilvántartásba vett adatkezelés jogszerűségét.
A nyilvántartásba vétel költségei
Az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv. (Infotv.) 67. §-a értelmében az adatvédelmi nyilvántartásba vételért a kötelező adatkezelés nyilvántartásba vétele kivételével a miniszteri rendeletben meghatározott igazgatási szolgáltatási díjat kell fizetni. Miután a miniszteri rendeletet e tárgyban még nem alkották meg, így igazgatási szolgáltatási díjfizetési kötelezettség egyelőre nem áll fenn.