A személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. A cél nélküli vagy nem konkrét célú adatkezelést a jogszabály nem engedi. Az adatkezelés célját az adatkezelés minden szakaszában szem előtt kell tartani, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie.
Az adatkezelés célhoz kötöttsége azt is jelenti, hogy a személyes adatok közül kizárólag azok kezelhetők, amelyek e cél megvalósulásához elengedhetetlenek és a cél elérésére alkalmasak. A személyes adat egyúttal csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.
A személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.
A személyes adat az adatkezelés során akkor veszti el személyes adat jellegét, amikor kapcsolata az érintettel már nem állítható helyre (Az adatkezelő nem rendelkezik ezzel a technikai feltétellel).
Az adatkezelés ugyanakkor nem csak lehetőség. Az Infotv. szerint ha valaki személyes adatot kezel, akkor azt köteles „jól” csinálni, így az adatkezelés során biztosítani kell az adatok pontosságát, teljességét és – ha az adatkezelés céljára tekintettel szükséges – naprakészségét.
Az adatkezelés jogalapja
Az adatkezelés jogalapja alapvetően az érintett hozzájárulása vagy jogszabályi (törvényi vagy helyi önkormányzati rendeleti) rendelkezés lehet. Ez utóbbit nevezzük kötelező adatkezelésnek amire példa az Ekertv. azon rendelkezése, mely szerint „a szolgáltató a szolgáltatás nyújtása céljából kezelheti azon személyes adatokat, amelyek a szolgáltatás nyújtásához technikailag elengedhetetlenül szükségesek” (pl. IP cím) vagy a Reklámtv. rendelkezése, miszerint „a reklámozó, a reklámszolgáltató, illetve a reklám közzétevője a náluk hozzájáruló nyilatkozatot tevő személyek személyes adatairól nyilvántartást vezet.” (pl. a dm célú megkeresések esetén).
Kötelező adatkezelés esetén a kezelendő adatok fajtáit, az adatkezelés célját és feltételeit, az adatok megismerhetőségét, az adatkezelés időtartamát, valamint az adatkezelő személyét értelemszerűen az adatkezelést elrendelő törvény, illetve önkormányzati rendelet határozza meg.
Ha az érintett hozzájárulása nem szerezhető be vagy beszerzése aránytalan költséggel járna jogalap lehet még az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség, amely teljesítése céljából az adatkezelés szükséges, valamint az adatkezelő (vagy harmadik személy) jogos érdekének érvényesítése céljából történő adatkezelés. Ez utóbbinál további feltétel, hogy a jogos érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban kell hogy álljon.
A különleges adat:
a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat,
b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat;
A különleges adat kezelésének jogalapja annyiban tér el a fentiektől, hogy itt a hozzájárulás írásbelisége kötelező elem, valamint feltétel, hogy
- a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat esetén az adatkezelés nemzetközi szerződés végrehajtásához szükséges, vagy azt az Alaptörvényben biztosított alapvető jog érvényesítése, továbbá a nemzetbiztonság, a bűncselekmények megelőzése vagy üldözése érdekében vagy honvédelmi érdekből törvény elrendeli, illetve
- az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat esetén törvény közérdeken alapuló célból elrendeli.
A 16. életévét betöltött kiskorú érintett hozzájárulását tartalmazó jognyilatkozatának érvényességéhez törvényes képviselőjének beleegyezése vagy utólagos jóváhagyása nem szükséges. 16. életév alatt tehát szükséges a törvényes képviselő beleegyezését is beszerezni az adatkezeléshez.